Cuando oímos hablar de los faxes, pensamos que son una forma anticuada de enviar documentos y que ya no se utilizan, ¡pero no es así! Muchas empresas siguen enviando sus documentos por fax.
Por eso es importante saber cómo enviar un fax.
Por este motivo, hemos escrito este artículo en el que se explican las diferentes formas de enviar un fax y los pasos necesarios para hacerlo.
Cuando alguien le pide que envíe un fax, no tiene que preguntarse: ¿Cómo lo hago?
¿Qué es un fax?
Un fax es un sistema de transmisión de cualquier dato escrito o gráfico a través de una conexión telefónica. Un fax escanea el documento que se envía, establece una conexión telefónica con el aparato receptor y le proporciona la información necesaria para imprimir una copia exacta de los datos enviados.
Cómo enviar un fax – paso a paso
De este modo, puedes compartir un documento con alguien que esté lejos en cuestión de segundos.
Y lo que es mejor, puedes imprimirlos todos a la vez.
Esta tecnología fue muy popular en el siglo XX, pero quedó atrás con la llegada de dispositivos como el ordenador y el correo electrónico.
Sin embargo, todavía se utiliza hoy en día, aunque con menos frecuencia.
Hoy en día, existen otras formas de enviar faxes además del dispositivo tradicional.
Por ejemplo, hay ordenadores que imitan esta tecnología integrando un software que les permite realizar las funciones del antiguo fax.
También hay servicios de fax en línea.
También puedes realizar esta función a través de Gmail desde tu ordenador o teléfono, lo que es aún más fácil.
Aprenda a enviar faxes de diferentes maneras aquí.
¿Cómo enviar un fax desde una máquina de fax?
Empecemos por la forma tradicional de enviar un fax, que es a través de un dispositivo que parece un teléfono normal.
En primer lugar, por supuesto, tienes que encender la máquina de fax y luego seguir los siguientes pasos:
- Debe buscar un icono o imagen cerca de la bandeja de documentos que explique cómo insertar la carta. Aquí puedes ver si quieres que la información aparezca en el anverso o en el reverso.
- Es decir, si el contenido de la hoja debe mirar hacia usted o hacia la máquina.
Una vez que entiendas cómo insertar la hoja en la bandeja, simplemente hazlo. - Sentirá cuando la hoja encaje en su sitio.
A continuación, tienes que marcar el número de destino. - Es el número de la máquina de fax a la que desea enviar el documento.
- Asegúrate de marcar bien el número, incluyendo el prefijo internacional por si tienes que enviar un fax al extranjero.
Ahora localice el botón de la marca de hash en la máquina que dice «Iniciar Fax» o «Enviar Fax» (dependiendo de la máquina). - Fax o Enviar Fax (dependiendo del modelo).
- Cuando lo encuentre, púlselo para iniciar el envío del fax.
Al pulsarlo, la máquina comenzará a escanear la información de la hoja.
La máquina emite varios pitidos y luego envía el fax.
En cuestión de segundos, la otra persona debería recibir una copia exacta del documento que usted introdujo en la máquina.
¿Cómo puedo enviar un fax utilizando el servicio de fax en línea?
Como ya se ha mencionado, existen varios servicios para el envío de faxes en línea.
Son páginas web desde las que se puede enviar un documento a cualquier parte del mundo sin necesidad de tener una máquina, sólo desde el ordenador o el teléfono móvil.
Envío de faxes a través de un servicio en línea
Hay sitios web gratuitos y de pago en Internet.
La mayoría de los sitios gratuitos limitan el número de faxes que puedes enviar y no puedes recibirlos, sólo enviarlos.
Un ejemplo de sitio web gratuito para el envío de faxes en línea es fax.pdf24.
Este sitio web ofrece un plan gratuito de hasta 5 faxes al mes, así como planes de pago que le ofrecen muchas otras ventajas y características.
¿Cómo puedo enviar un fax en línea desde fax.pdf24? Esto es lo que tienes que hacer:
- Si se trata de un documento físico, es necesario escanearlo primero con un escáner.
- Si ya lo ha escaneado en su ordenador o teléfono móvil, pase al siguiente paso.
En la parte superior de la página principal, verá una opción para «Enviar fax» y haga clic en ella.
A continuación, seleccione «Seleccionar archivo» y desplácese por las carpetas de su ordenador o teléfono móvil hasta encontrar el documento que desea enviar. - Cuando lo encuentre, selecciónelo y haga clic en el botón «Siguiente».
Introduzca el número de fax al que desea enviar el documento.
Haga clic en el botón Enviar.
Eso es, ¡así de fácil! Recuerde que sólo recibirá 5 faxes al mes en este sitio web, así que utilícelos sabiamente. Si supera este límite o no se siente cómodo con este sitio web, puede encontrar otros servicios de fax en línea a través de Google.
¿Cómo puedo enviar un fax desde mi teléfono móvil?
Al igual que existen servicios de fax en línea, también hay aplicaciones móviles que puedes utilizar para enviar faxes.
Por ejemplo, la aplicación Fax.Plus está disponible para Android en la tienda Google Play.
Para enviar un fax con esta aplicación, solo tienes que descargarla e iniciar sesión con tu correo electrónico, cuenta de Google+ o Facebook.
La aplicación te preguntará si se puede sincronizar con tu libreta de direcciones.
Esta sincronización sólo permite introducir el nombre de la persona, no el número, al enviar un fax.
Puede optar por permitir o preferir introducir un número de fax al enviar un fax.
Una vez que concedas o deniegues este permiso, deberás seguir los siguientes pasos para enviar tu primer fax:
- En la parte inferior aparece la opción «Enviar fax», sobre la que hay que hacer clic para enviar el documento.
Ahora tienes que introducir el número de fax al que quieres enviar el documento.
Tras introducir este número, aparecerán dos opciones: «Añadir archivo» y «Añadir texto».
Si sólo quieres enviar texto, selecciona «Añadir texto» e introduce lo que quieres enviar.
Si desea enviar un archivo, seleccione Añadir archivo.
La aplicación te pedirá que accedas a fotos, archivos, etc. - Haga clic en Permitir.
Ahora tienes que elegir dónde buscar el documento. - La elección es tuya: escanear el documento con la cámara del teléfono, buscar en las carpetas del móvil (almacenamiento), Google Drive o Dropbox.
Una vez escaneado el documento o seleccionado el archivo en sus carpetas, Google Drive o DropBox, está listo para ser enviado.
Finalmente, aparecerá «Enviar» en la esquina superior derecha. - Haga clic en esta opción para enviar el fax.
Tras este proceso, la aplicación enviará un mensaje a tu correo electrónico confirmando que el fax se ha enviado correctamente.
¿Cómo puedo enviar un fax desde Gmail?
Por último, te mostraremos cómo realizar esta tarea directamente desde tu correo electrónico de Gmail.
Sólo tiene que pulsar el botón «Redactar», igual que cuando envía un correo electrónico normal.
A continuación, debe estructurar la información que desea enviar junto con el fax.
Puedes escribir texto e incluso insertar imágenes directamente desde Gmail.
Una vez que hayas terminado de escribir el texto e insertar las imágenes (si quieres enviarlas), debes hacerlo:
En la sección «Para:», donde se introduce la dirección de correo electrónico a la que se quiere enviar el mensaje, no introduzca una dirección de correo electrónico, sino que copie esto: remote-printer.recipient_name@fax_number.iddd.tpc.int.
Para enviar un fax desde Gmail
- Donde dice «nombre_del_destinatario», debes borrarlo e introducir el nombre del destinatario.
- Donde dice «número_de_fax», debes introducir el número de fax.
- Por ejemplo, tendría el siguiente aspecto: remote-printer.RobotVerde@123456789.iddd.tpc.int
- Compruebe que todo es correcto y pulse el botón «Enviar».
- Si has encontrado el patrón correcto, el fax debería llegar sin problemas.
- No se sorprenda de nuevo.
- El envío de faxes parece anticuado, pero se sigue utilizando, sobre todo en el mundo de los negocios, y cuando nos adentramos en este mundo a menudo nos sorprende la sencillez de la tarea de enviar un fax.
- Pero ya no.
Si alguien le pide que envíe un fax, puede hacerlo en segundos utilizando uno de los métodos presentados hoy.
¡Ya no tendrás bloqueos mentales cuando tengas que hacer esta tarea! Ahora ya sabes cómo enviar un fax y estás preparado para enfrentarte a la tecnología moderna y a la que se conocía hace cien años.